Fatturazione elettronica: obblighi, strumenti e novità dal 2019 al 2025 per aziende, forfettari e professionisti
Negli ultimi anni la fatturazione elettronica ha trasformato in profondità la gestione amministrativa di professionisti, imprese e partite IVA. Dal 2019 l’obbligo di emissione in formato digitale interessa ogni scambio tra aziende, clienti privati e Pubblica Amministrazione, estendendosi nel 2024 anche ai forfettari.
Nuove regole tecniche, sanzioni più puntuali e strumenti digitali semplificano le procedure, ma aumentano la richiesta di attenzione e aggiornamento.
Chi fattura oggi deve comprendere non solo cosa cambia ma soprattutto come gestire correttamente i propri obblighi, dalla creazione .xml fino alla conservazione decennale.
Cos’è la fatturazione elettronica e vantaggi pratici
Definizione .xml e differenze con fattura cartacea
La fatturazione elettronica, nel linguaggio normativo, identifica la generazione di una fattura in formato digitale secondo uno specifico tracciato .xml. Quest’ultimo garantisce struttura uniforme e leggibilità automatica da parte di sistemi informatici, a differenza della fattura cartacea, tradizionalmente stampata e compilata manualmente o esportata in semplice PDF. La trasmissione avviene tramite il SdI (Sistema di Interscambio), snodo centrale gestito dall’Agenzia delle Entrate, che controlla e smista i documenti verso clienti e fornitori. La presenza della firma digitale, ulteriore elemento distintivo, assicura integrità e autenticità del contenuto, superando i limiti dei vecchi supporti analogici.
Vantaggi: efficienza, risparmio costi, conformità
Effettuare la fatturazione elettronica comporta vantaggi tangibili. La riduzione del margine d’errore nelle operazioni contabili è forse il primo beneficio apprezzato da chi compila decine di documenti ogni settimana.
Si riducono sensibilmente i tempi di emissione, ricezione e conservazione rispetto alla carta. Automazione, archiviazione razionalizzata e abbattimento dei costi di stampa e spedizione completano il quadro.
La conformità alle normative vigenti e l’allineamento alle regole UE, infine, permettono di muoversi sul mercato interno e internazionale senza rischiare contestazioni o sanzioni. Per le aziende più strutturate, strumenti come il Registro delle Fatture Digitali (DRF) e la trasmissione automatica dei dati facilitano ulteriormente la compliance e i controlli contabili.
Chi è obbligato, esoneri e date chiave
Obbligo dal 01/01/2019 e estensione al 01/01/2024
Il 1° gennaio 2019 ha segnato uno spartiacque: la fatturazione elettronica è divenuta obbligatoria per la quasi totalità dei soggetti IVA, sia nel rapporto tra operatori (B2B), sia verso consumatori (B2C), come disposto dalla Legge di Bilancio 2018. Dal 1° gennaio 2024, una nuova estensione coinvolge anche le partite IVA in regime forfettario, che fino ad allora potevano emettere fatture cartacee o semplici PDF. Le comunicazioni ufficiali dell’Agenzia delle Entrate confermano la fine degli esoneri, ponendo attenzione particolare anche ai soggetti che gestiscono contribuenti minori o operano in specifici settori.
Casi particolari: forfettari, B2B, B2C, B2G
La platea degli obbligati comprende oggi chiunque abbia una partita IVA operativa, comprese le categorie dei forfettari e dei minimi. Particolare rilievo assumono le transazioni B2G (business-to-government), per cui la FatturaPA resta lo standard verso la Pubblica Amministrazione. Anche i rapporti B2B (tra imprese e professionisti) e B2C (verso i privati consumatori) rientrano pienamente nel perimetro dell’obbligo, con limitate deroghe residuali e specifiche soggette a verifica periodica. Ogni nuova ricorrenza normativa (come la scadenza del 1° gennaio 2024 per i forfettari) amplifica la rilevanza della corretta assunzione delle procedure digitali.
Come emettere e inviare una fattura elettronica (passo-passo)
Creare .xml, firmare digitalmente, indicare codice destinatario o PEC
Per avviare il processo di fatturazione elettronica va prima generato il file .xml che rispetti in modo rigoroso la struttura definita dalle specifiche tecniche in vigore. Ogni documento deve essere firmato digitalmente utilizzando un certificato qualificato: solo così puoi garantire autenticità e non alterabilità dei dati. Nel corpo della fattura inserisci sempre il Codice Destinatario (composto da 7 caratteri) fornito dal cliente oppure la sua PEC, elementi fondamentali per il corretto recapito. Un esempio pratico: per operatori che si avvalgono di provider, il codice destinatario può essere strutturato come N92GLON.
Invio tramite SdI: portale, App, procedura web o PEC
Il secondo momento chiave è la trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI). Puoi farlo in diverse modalità: attraverso il Portale Fatture e Corrispettivi gratuito dell’Agenzia delle Entrate (accessibile via SPID, CIE o CNS); via App FatturAE (gratuita, pensata per operatori mobili); tramite le apposite procedure web offerte dai principali software oppure inviando il file .xml come allegato PEC all’indirizzo fatturapa@pec.fatturapa.it.
Ogni canale garantisce la tracciabilità, ma va sempre rispettata la corretta procedura di invio e ricezione delle notifiche di esito. L’effettiva ricezione della fattura da parte del destinatario completa il ciclo obbligatorio.
Specifiche tecniche e aggiornamenti 2024–2025 da conoscere
Versione 1.9 (vigente 01/04/2025): TD29, RF20, modifiche codici
Guardando agli aggiornamenti imminenti, la versione 1.9 delle specifiche tecniche per la fatturazione elettronica entrerà in vigore dal 1° aprile 2025, come da provvedimento pubblicato il 31/01/2025. Tra le modifiche di rilievo spicca l’introduzione del codice TD29 per segnalare omesse o irregolari fatturazioni e del nuovo regime RF20 relativo alle operazioni transfrontaliere esenti IVA secondo il regime di franchigia.
Viene eliminato anche il limite dei 400€ per la fattura semplificata dei forfettari in presenza dell’RF20. Sono aggiornati i codici relativi a gasolio e carburanti, sulla base dei tracciati condivisi da ADM, favorendo così l’allineamento tra fatture e documenti di trasporto.
Regole europee EN16931 versione 2.6 (15/05/2025)
Anche a livello comunitario, la conformità si evolve: dal 15 maggio 2025 tutti i sistemi dovranno adeguarsi alle regole tecniche EN16931 versione 2.6, recepite con provvedimento del 18/04/2019 e aggiornata alle ultime direttive.
Questo significa armonizzare i dati tra fornitori, clienti ed enti pubblici dell’Unione Europea, recependo le differenze terminologiche, i nuovi template e le modifiche agli allegati pubblicati il 17/06/2025.
Si consiglia di visionare periodicamente le guide di compilazione e i provvedimenti ufficiali, fondamentali per evitare errori tecnici e incompatibilità nei flussi digitali.
Sanzioni, termini e obblighi procedurali
Termini indicati (es. 12 giorni), moratorie e date di efficacia sanzioni
La tempistica rappresenta un nodo cruciale. Ogni fattura elettronica deve essere emessa entro 12 giorni dall’incasso del corrispettivo: superato questo termine scattano le sanzioni amministrative, decaduti ormai tutti i periodi di moratoria (l’ultimo il 31/08/2022). Dal 1° ottobre 2022, l’inosservanza dei termini comporta responsabilità fiscale diretta. L’Agenzia delle Entrate incoraggia i soggetti IVA ad automatizzare i processi per evitare ritardi e contestazioni, in virtù di controlli sempre più puntuali e automatizzati.
Percentuali sanzione rilevate nei testi
Le sanzioni amministrative per omissioni o ritardi si aggirano fra il 5% e il 10% del valore della fattura secondo le previsioni in vigore. Il calcolo specifico varia a seconda della gravità e della reiterazione dell’errore, ma in qualsiasi caso si sottolinea l’assenza di soglie minime di tolleranza. L’applicazione delle sanzioni si estende a qualsiasi soggetto obbligato (inclusi i forfettari da gennaio 2024), rafforzando la centralità della tempestività operativa e del rispetto delle regole documentali.
Conservazione, importazione e gestione documentale
Conservazione a norma per 10 anni e importazione fatture esistenti
Ogni fattura elettronica va conservata digitalmente per almeno 10 anni, secondo quanto previsto dal codice civile e dalla normativa fiscale italiana. La conservazione a norma, inclusa spesso nei pacchetti offerti dai provider – anche durante i periodi di prova gratuita – assicura integrità legale al documento. Funzioni avanzate consentono di importare e conservare tutte le fatture già presenti in altri archivi o ricevute pregresso, centralizzando così la gestione sullo stesso portale.
Conteggio fatture per pacchetti (inclusioni/esclusioni)
Valutando le offerte software disponibili, attenzione va posta anche al conteggio dei documenti annuali: i pacchetti per forfettari e standard calcolano il limite complessivo (ad esempio 500 fatture/anno) considerando sia invio sia ricezione. Restano esclusi dal conteggio preventivi, proforma e bozze. Chi invece supera queste soglie o prevede flussi elevati può optare per pacchetti Unlimited, che rimuovono qualsiasi limite quantitativo; vale la pena verificare sempre le definizioni proposte dalle singole piattaforme.
Strumenti e costi: portali, app e offerte software
Servizi gratuiti Agenzia delle Entrate, App FatturAE, portali provider
Per la gestione pratica della fatturazione elettronica, molteplici sono gli strumenti a disposizione. Spicca il Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, che consente compilazione, invio e consultazione in regime gratuito: l’accesso avviene tramite SPID, CIE o CNS. L’App FatturAE, progettata per smartphone e tablet, offre semplicità d’uso, soprattutto per professionisti in mobilità. Alternativamente, i provider privati mettono a disposizione piattaforme cloud integrate, spesso arricchite da modulo conservazione, firma digitale automatica e gestione delle ricevute. In fase di configurazione o assistenza, è consigliata la consultazione delle guide ufficiali e della sezione di supporto tecnico dell’Agenzia delle Entrate.
Esempio prezzi: 4,99€/mese forfettari; 5,99€/mese pacchetto base; opzione Unlimited
Lato costi, il mercato offre soluzioni per ogni esigenza. Per i forfettari il prezzo medio mensile per la gestione completa si aggira su 4,99€+IVA, mentre i pacchetti base per volumi superiori partono da 5,99€+IVA al mese. Spesso è richiesto un rinnovo minimo di 12 mesi. Per chi desidera eliminare limiti quantitativi, la scelta più adatta è il pacchetto Unlimited, che permette l’invio e la ricezione di fatture illimitate – funzione particolarmente vantaggiosa per aziende strutturate o Studi Associati. La formula di prova gratuita consente comunque di testare senza rischi la piattaforma e valutarne intuitività e integrabilità con altri sistemi in uso.
La fatturazione elettronica rappresenta oggi la prassi obbligatoria e consolidata per ogni contribuente italiano attivo. Orientarsi tra obblighi, strumenti e aggiornamenti richiede attenzione e costante consultazione delle risorse ufficiali – a partire dal Portale Fatture e Corrispettivi e dalle guide tempestivamente pubblicate dall’Agenzia delle Entrate. Sfruttare le potenzialità dei software e delle app, scegliere la soluzione tariffaria più adatta – e rispettare sempre i termini e le conformità UE – sono le mosse determinanti per evitare impasse e sanzioni in un percorso ormai totalmente digitale.
